- 최초 작성일: 2025-01-19
- 최종 수정일: 2025-01-19
- 조회수: 558 회
- 작성자: 권현욱 (엑셀러)
- 강의 제목: X0585 ㅡ Excel 파일을 공유하기 전에 확인해야 할 체크리스트
들어가기 전에 ㅡ 별 일 없이 산다는 것
1.
누군가 안부를 물어오면 무의식적으로 "응, 별 일 없어"라고 말했다가 뭔가 머쓱해서 말을 덧대는 경우가 있다.
별 일 없이 산다는 건, 무엇이 있는지, 무엇이 중요한지 특별히 의식하지 않고 덤덤하게 지낸다는 것이리라.
2.
뭘 잘 잃어버리는 편은 아닌데, 핸드폰을 분실했다. 5년 넘게 사용했고 낡아서 조만간 기변할 생각이었지만 막상 사라지고 나니 그렇게 답답할 수가 없었다.
(운 좋게도 다시 찾았으니 염려 마시길^^;)
3.
경제학자와 기상학자의 공통점과 차이점에 대한 우스갯 소리가 있다. 두 부류의 공통점은 둘 다 "예측"을 한다는 것.
차이점은, 기상학자는 예측이 틀렸을 때, 자기가 틀렸다는 걸 알 수는 있는데(날씨를 보면 되니까), 경제학자는 왜 틀렸는지 조차 모른다는 것.
4.
너무 앞 일을 예상하고, 예측하고, 재단하려 하지 말고 매 순간 살아있다는 것을 느끼는 데 집중해 보려 한다.
잃어버릴 것이라고 미처 예상하지 못했고, 그걸 되찾으리라고는 더더욱 기대하지 못했을 만큼 한치 앞도 모르는 인생이 아닌가.
(참고로, 학부에서 경제학을 공부했음.ㅎㅎ)
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개요
Excel 통합 문서를 올바르게 공유하는 것은 만드는 것 못지 않게 중요합니다. Excel 파일을 다른 사람과 공유하기 전에 항상 파일의 서식을 검토하고, 오류를 수정하고, 백업하고, 암호를 설정하는 것이 좋습니다. 동료나 고객 등에게 Excel 파일을 공유하기 전에 점검해야 할 체크리스를 소개합니다.
본문에서 Excel 통합 문서, 엑셀 파일, 스프레드시트 등은 같은 의미로 사용됩니다.
1. 불필요한 데이터 정리/제거
Excel 통합 문서를 공유하기 전에 해야 할 일 중 하나는 문서를 받는 사람이 탐색하기 쉽도록 정리하는 것입니다. 불필요한 데이터를 제거하고 서식을 확인하여 스프레드시트 전체에 일관된 글꼴, 크기 및 스타일을 사용했는지 확인합니다. 통합 문서에 여러 시트가 있는 경우 서식이 전체적으로 일관성을 갖도록 하는 것이 좋습니다.
일관된 숫자 사용, 텍스트 및 날짜 형식을 제대로 사용했는지, 데이터가 셀 내에서 일관성 있게 정렬되었는지 확인합니다. 빈 행과 열을 제거하고, 불필요한 메모, 결과 도출을 위해 사용한 보조 열도 제거합니다. 또한 중복 항목을 제거하고 열과 행에 적절한 레이블을 지정합니다.
다른 컴퓨터와 스마트폰에서 스프레드시트를 열어 수신자 측에서 어떻게 보일지 확인하는 것도 필요합니다. 이렇게 하면 서식이 깨지지 않는 지 미리 확인하는 데 도움이 됩니다.
2. 암호로 통합 문서 보호하기
기밀을 요하는 자료라면 Excel 파일을 공유하기 전에 암호로 보호합니다. 이렇게 하면 누가 접근할 수 있고 문서를 변경할 수 있는지 제어할 수 있습니다. 파일 단위뿐만 아니라 특정한 워크시트나 영역, 특정 구조 등에 대해 암호를 설정할 수도 있습니다.
Excel 파일을 비밀번호로 보호하려면 다음 순서를 따릅니다.
- 암호를 설정할 통합 문서에서 [파일] - [정보]를 선택합니다.
- [통합 문서 보호] - [암호 설정]을 선택합니다.
- 암호를 설정하고 [확인] 버튼을 누릅니다.
3. 통합 문서 백업본 만들기
Excel 통합 문서를 공유하기 전에 항상 백업을 만들어 두세요. 이렇게 하면 누군가가 실수로 문서를 변경하더라도 사본을 이용하여 다시 공유할 수 있습니다. 백업은 원본 파일이 손상되거나 실수로 삭제된 경우 데이터 손실을 방지할 수도 있으니 반드시 준비하시기 바랍니다.
새로운 변경 사항을 만들 때 원본 파일에 바로 작업하지 말고 백업을 사용하는 것도 좋은 방법입니다. Excel의 데스크톱 앱에서 작업할 때는 파일을 두 위치에 저장하여 백업을 만듭니다. 온라인용 Excel 앱을 사용할 때는 백업을 위해 파일을 다운로드하거나 온라인 사본을 만들어 원드라이브(OneDrive)의 [개인 보관함]에 저장하여 보안을 강화합니다.
4. 오류 또는 문제점 확인
Excel 통합 문서에 오류가 있는 지 확인하고 수정합니다. 수식이 제대로 작성되었는지 확인하고, 잘못된 셀 참조를 찾고, 중요한 계산 문제를 찾아냅니다. 이 때 엑셀의 [수식 분석] 도구를 사용하면 도움이 됩니다([수식] 탭 - [수식 분석] 그룹).
조건부 서식을 사용했다면, 지정한 규칙이 예상대로 작동하는지 확인합니다. 모든 것이 올바르게 작동하는지 확인하기 위해 데이터를 정렬하고 필터링합니다. 철자 오류를 잡기 위해 철자 검사를 실행하는 것과 같이 간단해 보이는 단계도 간과하지 않습니다.
이러한 단계를 통해 잠재적인 문제를 파악하여 수신자가 데이터를 혼동하거나 잘못 해석하는 것을 방지할 수 있습니다.
5. 인쇄 최적화 여부 확인
수신자가 Excel 파일을 인쇄하여 실제 형태로 사용할 것으로 예상된다면, 그들이 사용할 용지 크기와 방향에 따라 콘텐츠가 페이지에 잘 맞는지 확인합니다. "페이지 나누기"를 검토하고 조정하여 데이터가 페이지 간에 어색하게 나뉘지 않도록 하고, 중요한 요소가 숨겨지거나 누락되지 않았는지 확인합니다.
인쇄된 문서가 어떻게 보일지 미리 보기한 후 파일을 공유합니다. 또한 모든 것이 제대로 작동하는지 확인하기 위해 통합 문서를 종이로 인쇄하여 예상대로 보이는지 직접 확인합니다.
6. 파일 형식과 크기 검토
공유할 때 파일 형식도 염두에 둡니다. 예를 들어 수신자가 파일을 볼 수만 있고 수정할 수는 없도록 PDF로 변환합니다. 만약 수신자가 사용하는 엑셀 버전을 확인하여 필요하다면 .xlsx가 아닌 .xls 형식으로 공유합니다. 이 때, 서식이나 색상 등이 변경되는 지 다시 확인합니다.
이메일로 공유할 때 문제가 될 정도로 파일 크기가 너무 크지 않도록 하는 것도 중요합니다. 파일 용량이 큰 경우 이미지나 그래픽을 압축하여 크기를 조정하고, 사용하지 않는 시트를 삭제하거나 압축 형식으로 파일을 저장하여 크기를 줄입니다. 파일 크기가 여전히 문제가 된다면 클라우드에 업로드하여 파일 자체 대신 다운로드 링크를 공유합니다.
7. 공유 설정 조정
Excel 파일을 공유하기 전에 [공유] 설정을 조정하여 의도한 수신자만 적절한 수준의 권한을 가지고 액세스할 수 있도록 합니다. 다른 사람이 파일을 볼 수만 있게 하려면 권한을 보기 전용으로 설정합니다. 변경할 수 있게 하려면 파일을 편집 가능한 상태로 유지합니다.
파일을 다른 수신자와 공유하고 액세스 권한을 개별적으로 사용자 지정할 수도 있습니다. 시간 제한 파일에 만료일을 설정하면 특정 시간 후에 자동으로 액세스를 제한합니다. 수신자에게 권한 수준에 대해 알리고 파일을 테스트하여 사용자가 잘못 구성된 권한으로 인해 잠기지 않는지 확인합니다.
[공유] 권한과 관련해서는 워크시트 오른쪽 상단에서 [공유] - [액세스 관리]를 통해 설정할 수 있습니다.
8. 파일 관련 지침 추가
파일을 공유하기 전에 다양한 수준의 사용자가 이해하고 사용할 수 있도록 명확한 지침을 추가합니다. 사용자가 데이터를 입력하거나 계산을 수행해야 하는 곳을 명확하게 표시하고, 복잡한 수식이 있다면 최대한 자세한 설명하고, 주석, 메모 및 색상을 사용하여 주의를 환기하거나 강조 표시합니다.
파일에 이메일 주소를 추가하여 문제가 있거나 도움이 필요한 경우, 관련 담당자에게 빠르게 연락할 수 있도록 합니다.
마치며
통합 문서를 공유하기 전에 점검해야 할 8가지 체크리스트에 대해 알아보았습니다. 이를 활용하면 문제가 될 수 있는 사항을 미리 파악하고 시간을 절약할 수 있습니다.