1. 지정한 영역만 인쇄하기

전체 워크시트가 아니라 특정한 부분만 인쇄하면 되는 경우가 있습니다. 이런 경우 Excel에서는 인쇄 영역을 정의하여 인쇄할 수 있습니다. 이렇게 하면 불필요한 섹션을 인쇄하지 않아도 되어 용지와 잉크를 모두 절약할 수 있습니다. 특히 큰 데이터 세트가 포함되어 있는 경우, 선택한 몇 개의 행과 열을 인쇄하기 위해 전체 스프레드시트를 수정할 필요가 없습니다.

Excel에서 인쇄 영역을 설정하려면 출력할 영역을 범위로 지정하고 [페이지 레이아웃] 탭 - [페이지 설정] 그룹 - [인쇄 영역] - [인쇄 영역 설정]을 선택합니다.

2. 페이지 나누기 사용

페이지 나누기를 사용하면 데이터가 원하지 않는 형태로 나뉘는 것을 방지하고 인쇄된 문서의 구조를 제어할 수 있습니다. 이 기능을 사용하면 새 페이지의 데이터가 시작되는 위치를 결정하여 이전 페이지의 중간에 어색하게 배치하는 대신 다음 페이지의 맨 위에 주요 섹션을 유지할 수 있습니다.

이렇게 하려면 페이지 나누기를 하려는 행이나 열을 선택하고 [페이지 레이아웃] 탭 - [페이지 설정] 그룹 - [나누기] - [페이지 나누기 삽입]을 선택합니다. 이 기능은 인쇄된 Excel 스프레드시트의 가독성과 전반적인 표현을 개선하는 데 도움이 됩니다.

3. 용지 방향 조정

Word와 마찬가지로 Excel에서도 두 가지 방향으로 문서를 인쇄할 수 있습니다. 올바른 방향을 선택하는 것이 깨끗한 인쇄물을 얻는 데 중요합니다. '세로'는 열보다 행이 많은 스프레드시트에 적합한 반면, '가로'는 큰 표나 그래프가 있는 더 넓은 데이터 형태일 때 적합합니다.

방향을 조정하면 데이터가 잘리지 않고 어색한 공간이 있는 불필요한 추가 페이지가 나타나는 것을 방지할 수 있습니다. 방향을 변경하려면 [페이지 레이아웃] 탭 - [페이지 설정] 그룹 - [용지 방향]을 클릭하고, [세로] 또는 [가로] 중에서 적절한 것을 선택하면 됩니다.

4. 페이지 크기 조정

용지 방향만 변경한다고 해서 모든 것이 해결되는 것은 아닙니다. 데이터가 너무 길거나 넓은 경우, 적절한 크기 조정 없이 인쇄하면 여분의 시트로 넘치거나 어색한 페이지 나누기가 발생할 수 있습니다. 이러한 문제를 피하려면 Excel 시트를 페이지에 깔끔하게 맞도록 크기를 조정해야 합니다. 데이터 크기를 적절히 조정하면 모든 것이 한 페이지에 맞게 됩니다.

[페이지 레이아웃] 탭 - [크기 조정] 그룹에서 [너비]와 [높이] 설정을 조정하여 데이터를 단일 페이지 또는 인쇄하려는 특정 페이지 수에 맞춥니다. 이렇게 하면 페이지 수를 제어하고 인쇄물이 깔끔하고 전문적으로 보이도록 할 수 있습니다.

5. 여러 페이지에 같은 제목 인쇄

Excel에서 제목 인쇄 기능을 사용하면 여러 페이지로 구성된 스프레드시트의 모든 페이지에 머리글이 표시되어 전체적으로 데이터를 쉽게 파악할 수 있습니다. 이렇게 하면 스프레드시트를 받는 사람이 첫 페이지로 계속 넘기지 않고도 데이터를 쉽게 이해할 수 있습니다.

(1) [페이지 레이아웃] 탭 - [페이지 설정] 그룹 - [인쇄 제목]을 선택합니다.

(2) [페이지 설정] 대화상자에서 [시트] 탭을 선택합니다.

(3) [반복할 행] 또는 [반복할 열]을 지정합니다. 여기서 지정한 행이나 열은 모든 페이지에 나타납니다. 이렇게 하면 데이터량이 많은 경우 인쇄물의 가독성을 크게 향상시킬 수 있습니다.

6. 사용자 지정 여백 사용

Excel 초보자가 인쇄할 때 흔히 하는 실수 중 하나는 데이터와 용지 가장자리 사이의 간격을 조정하지 않는 것입니다. 사용자 지정 여백을 사용하면 각 페이지에 더 많은 데이터를 넣거나 메모와 바인딩을 위한 공간을 남겨둘 수 있습니다. 이 간단한 조정은 인쇄물의 가독성과 모양을 크게 개선합니다.

(1) [페이지 레이아웃] 탭 - [페이지 설정] 그룹으로 이동합니다.

(2) [여백] - [사용자 지정 여백]을 선택합니다.

(3) 필요에 맞게 위쪽, 아래쪽, 왼쪽 및 오른쪽 여백을 적절히 조정합니다. 이 때 여백을 너무 많이 줄이지 않도록 주의하세요.

7. 인쇄 전 미리 보기 적용

인쇄하기 전에 인쇄될 데이터 형태를 미리 보는 것은 데이터가 의도한 대로 정확하게 인쇄되도록 하는 중요한 단계입니다. 이를 통해 레이아웃, 정렬 또는 데이터 가시성에 문제가 있는지 파악하고 크기 조정 또는 데이터 재정렬과 같은 필요한 조정을 수행하여 원하는 인쇄물을 얻을 수 있습니다.

스프레드시트가 종이에 어떻게 나타날지 미리 보려면 [파일] - [인쇄]를 선택하여 인쇄 미리 보기 창을 엽니다. 인쇄 버튼을 누르기 전에 모든 페이지를 검토하여 서식 문제를 파악합니다. 이 간단한 단계는 불필요한 재인쇄를 피함으로써 시간, 종이, 잉크를 절약할 수 있습니다.

8. 열 너비와 행 높이 조정

데이터가 잘리거나 읽기 어려운 방식으로 줄바꿈된 곳은 없는 지 확인하고 열 너비와 행 높이를 조정합니다. 텍스트, 숫자 및 기타 정보가 명확하게 보이고 셀의 데이터 사이에 겹치거나 어색한 간격이 없는지 확인합니다.

9. PDF로 저장 기능 사용

Excel에서 데이터를 아무리 신중하게 포맷하더라도 작은 조정이나 다른 Excel 버전에서 파일을 열면 레이아웃이 깨질 수 있습니다. Excel 스프레드시트의 포맷을 보존하기 위해 PDF로 저장하면 레이아웃이 그대로 유지되므로 편리합니다.

다른 사람들과 스프레드시트를 공유할 때, 특히 그들에게 스프레드시트를 대신 인쇄해 달라고 할 때 이 방법을 자주 사용하곤 합니다. 이렇게 하면 다른 사람이 의도치 않게 데이터를 변경하는 것도 제한할 수 있습니다.

(1) 해당 파일을 열고 [파일] - [다른 이름으로 저장]을 선택합니다.

(2) 파일을 저장할 위치를 지정하고 파일 형식 드롭다운에서 [PDF]를 선택합니다.

(3) [저장] 버튼을 클릭합니다.

마치며

Excel 워크시트를 인쇄할 때 사용하면 편리한 팁에 대해 소개했습니다. 인쇄물이 지저분해 보인다면 이러한 방법을 사용할 것을 추천합니다. 인쇄하기 전에 시트를 미리 살펴보면 원하는 결과물을 얻을 수 있습니다.