1. 불필요한 공백 제거

불필요한 공백은 있더라도 무해해 보이지만 우리가 깨닫지 못하는 상황에서 오류나 불편함이 발생할 수 있습니다. 추가 공백은 분석을 왜곡하고, ​​정렬 및 필터링을 엉망으로 만들고, 불일치와 다양한 오류를 발생시킬 수 있습니다.

찾기 및 바꾸기 도구 사용

찾기 및 바꾸기 기능은 Excel에서 불필요한 공백을 제거하는 가장 쉬운 방법 중 하나입니다. 다음은 실수로 두 개의 공백을 입력한 경우, 하나의 공백으로 바꾸는 과정에 대한 예시입니다.

1. 작업 대상 통합 문서를 엽니다.
2. Ctrl + H 키를 눌러 [찾기 및 바꾸기] 대화상자를 엽니다.
3. [찾을 내용] 입력란을 클릭하고 스페이스 키를 두 번 누릅니다.
4. [바꿀 내용] 입력란을 클릭하고 스페이스 키를 한 번 누릅니다.
5. [모두 바꾸기] 버튼을 클릭합니다.

같은 방법을 사용하여 다른 불필요한 문자를 제거할 수 있습니다.

함수 사용

[찾기 및 바꾸기] 도구 대신 Excel의 Trim 함수를 사용할 수도 있습니다.

1. 불필요한 공백이 있는 열 옆에 새로운 열을 만듭니다.
2. 새 열의 첫 번째 셀에 수식을 입력합니다. 예를 들어, 원래 데이터가 A1 셀에 있다면 B1 셀에 =trim(A1)이라고 입력하고 Enter를 누릅니다.
3. B1에 정리된 결과가 표시됩니다.
4. B1 셀 우측 하단의 채우기 핸들을 데이터의 마지막 행에 도달할 때까지 아래로 드래그합니다. 데이터가 연속적인 형태로 되어 있다면 채우기 핸들을 더블클릭해도 됩니다.
5. B열의 모든 데이터 범위를 선택하고 Ctrl + C를 눌러 복사합니다.
6. A열로 가서 조금 전 복사한 데이터를 붙여넣기 합니다(Ctrl + V).
7. B열은 더 이상 필요없으므로 삭제합니다.

2. 빈 셀 일괄 제거

Excel의 빈 셀은 오류를 발생시키거나 분석을 방해할 수 있습니다. 빈 셀을 시각적으로 처리할 수 있습니다. 엑셀 워크시트에 있는 빈 셀은 다음 단계에 따라 처리하세요.

1. Excel 통합 문서를 열고 범위를 선택한 다음, Ctrl + G 키를 누릅니다.
2. [이동] 대화상자에서 [옵션] 버튼을 클릭합니다.

이미지: 아이엑셀러 닷컴
3. [이동 옵션] 대화상자에서 [빈 셀] 항목을 선택하고 [확인]을 클릭합니다.

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4. 지정한 영역에서 빈 셀이 모두 선택됩니다. 전체 행이나 열을 제거하거나, 특정 값으로 대체하거나, 인접한 값으로 채워넣는 등 어떻게 처리할 지는 데이터 특성이나 하고자하는 작업 성격에 따라 달라집니다.

3. 중복 데이터 제거

중복 제거는 Excel에서 데이터를 단순화하는 또 다른 편리한 방법입니다. 이 도구는 Excel 기본 기능으로 내장되어 있습니다.

1. [데이터] 탭 - [데이터 도구] 그룹 - [중복된 항목 제거]를 선택합니다.

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2. 중복을 제거할 열을 선택하고 [확인]을 클릭합니다.

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3. 제거된 중복 값의 수를 표시하는 메시지 상자가 표시됩니다.

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4. 맞춤법 검사 실행

다른 사람과 Excel 통합 문서를 공유하기 전에 맞춤법 검사를 실행하면 예상치 못한 오류가 발생하지 않도록 하는 데 도움이 됩니다.

1. Excel 통합 문서를 열고 [검토] 탭 - [언어 교정] 그룹 - [맞춤법 검사]를 선택합니다.

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2. 대화상자에 나타나는 항목을 살펴보고 필요한 버튼을 클릭합니다.

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자주 사용하지만 Excel 사전에 없는 단어가 있는 경우, 사전에 추가를 해두면 보기 싫은 표시(빨간색 밑줄)가 생기는 것을 방지할 수 있습니다.

5. 서식 지우기

일반 서식 지우기

Excel 워크시트에서 서식을 지워야 하는 경우가 있습니다. 일반 서식인 경우 해당 셀 또는 영역을 선택하고 [홈] 탭 - [편집] 그룹 - [지우기] - [서식 지우기]를 선택합니다.

조건부 서식 지우기

일반 서식이 아닌 조건부 서식인 경우에는 다음 단계를 따릅니다.

찾기 및 바꾸기 기능은 Excel에서 불필요한 공백을 제거하는 가장 쉬운 방법 중 하나입니다. 다음은 실수로 두 개의 공백을 입력한 경우, 하나의 공백으로 바꾸는 과정에 대한 예시입니다.

1. 조건부 서식을 제거할 영역을 범위로 지정합니다.
2. [홈] 탭 - [스타일] 그룹 - [조건부 서식]을 선택합니다.

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6. 대소문자 변경

한글로 된 통합 문서를 사용하는 경우라면 크게 필요성을 느끼지 못할 수도 있지만 영문과 관련된 데이터를 다루는 경우, 대소문자 변환 작업이 필요할 수 있습니다. Excel 시트의 데이터를 문자 케이스에 따라 데이터를 처리해야 한다면 몇 가지 함수를 사용하면 편리합니다.

7. 텍스트 나누기

Excel 통합 문서에 들어 있는 정보가 공백, 쉼표 또는 세미콜론 등으로 구분되어 있는 경우 데이터를 여러 개의 셀로 나누어 정리할 수 있습니다.

1. 텍스트 나누기 할 영역을 범위로 지정합니다.
2. [데이터] 탭 - [데이터 도구] 그룹 - [텍스트 나누기]를 선택합니다.

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3. 데이터 성격에 따라 [구분 기호로 분리됨]이나 [너비가 일정함] 중에서 선택하고 [다음]을 클릭합니다. 보통은 Excel이 알아서 판단합니다.

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4. 텍스트를 나눌 구분 기호를 선택하고 [다음]을 클릭합니다.

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5. 데이터가 제대로 구분이 되었는지 확인하고 [마침] 버튼을 클릭합니다.

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8. 텍스트 결합하기

텍스트 나누기와 반대로, 여러 텍스트 문자열을 하나의 셀에 결합해야 하는 경우도 있습니다. 여러 가지 방법이 있지만 여기서는 간단한 함수를 사용하여 해결합니다.

1. 새 열을 추가하고 대상 영역의 첫 번째 셀을 선택합니다.
2. =Concat(셀 주소) 수식을 작성합니다(예: =CONCAT(A3,B3)라고 입력).
3. Enter를 누르면 지정한 셀의 내용이 연결된 결과가 표시됩니다.
4. 채우기 핸들을 이용하여 수식을 나머지 영역에도 복사합니다.

마치며

Excel에서 일관되지 않은 데이터를 처리하는 것은 좋은 생각이 아닙니다. 위에서 소개한 방법을 사용하면 Excel에서 데이터 정리의 기술을 쉽게 익힐 수 있습니다.