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이 콘텐츠는 '엑셀러TV' 멤버십 회원 '우선 공개' 콘텐츠입니다. 전체 대상으로는 9월 22일 공개 예정입니다.
[방법 3]에 대한 영상 강의도 준비하고 있으며 9월 22일에 오픈됩니다.
멤버십 회원에게는 예제 파일을 보내드립니다 ( 멤버십 보러 가기).

개요

이 강의는 아래 동영상 강의 내용과 보완 관계에 있습니다. 동영상과 함께 보시면 이해하기 더욱 쉽습니다.

아주 오래 전에 통합 문서를 PDF나 XPS 파일로 저장하는 방법에 대한 포스트를 작성한 적이 있습니다. 2007년도였으니 무려 16년 전의 일이로군요. 아, 요즘은 좀 됐다 싶으면 몇 십년은 기본인 걸 보니 Exceller도 연식이 상당해진 것 같습니다. 그건 그렇고...

통합 문서를 PDF 또는 XPS 파일로 저장하기

당시에는 Excel 2007 버전을 기준으로 했고, 지금과는 상황이 많이 달라져서 새롭게 정리합니다. XPS 파일이 무엇인지에 대해서는 위 URL 내용을 참고하시기 바랍니다.

방법 1: Excel 기본 기능 사용

예전에는 통합 문서를 PDF나 XPS 파일로 만들려면 특정 사이트에 접속해서 플러그인 파일을 내려받아서 설치하는 번거로운 과정을 거쳤지만 지금은 허무할 정도로 쉽고 간단합니다.

해당 통합 문서를 열고 [파일] - [다른 이름으로 저장]을 선택합니다. 파일을 저장할 위치와 파일 이름을 지정하고 [저장] 버튼을 누릅니다.

파일을 저장한 곳으로 가보면 PDF 파일이 생성되어 있습니다. PDF 파일을 열어보기 위해서는 Acrobat Reader나 알PDF 같은 리더 프로그램이 있어야 합니다.

방법 2: 빠른 실행 도구 모음 이용

첫 번째 방법도 충분히 간단하지만 그보다 더 간단하게 처리할 수도 있습니다. [빠른 실행 도구 모음]^{QAT: Quick Access Toolbar}을 이용하면 두 번의 클릭만으로 PDF 파일을 만들 수 있습니다.

[빠른 실행 도구 모음] 오른쪽에 있는 [빠른 실행 도구 모음 사용자 지정] - [기타 명령]을 선택합니다.

[Excel 옵션] 대화상자에서 [모든 명령]을 선택하면 아래 쪽에 아이콘들이 나타납니다(가나다 순). [PDF 또는 XPS로 게시]를 선택하고 [추가] 버튼을 클릭하면 해당 아이콘이 오른쪽 영역에 추가됩니다.

[확인] 버튼을 클릭하면 [빠른 실행 도구 모음]에 [PDF 또는 XPS로 게시] 아이콘이 추가됩니다. 이 명령을 선택한 다음, [게시] 버튼을 누르기만 하면 PDF나 XPS 파일이 만들어집니다.

예전에 잘 사용해왔는데 어느 날 사라진(?) 명령이나 유용하게 사용할 수 있는 다양한 명령들이 [모든 명령] 안에 있습니다(예. 카메라, 피벗 테이블/피벗 차트 마법사). 어떤 것들이 있는지 둘러 보시고, 자신의 QAT에 추가해 두고 활용해 보시기 바랍니다.

방법 3: VBA + 단축키 활용

[방법 2]는 [방법 1]에 비해 간단해지긴 했지만 여전히 '원클릭'은 아닙니다. VBA를 이용하면, 은유적 표현이 아니라 실제로 '원클릭'으로 해결할 수 있습니다. VBA를 사용하지만 코드는 전혀 몰라도 됩니다.

PDF로 변환하는 작업을 하긴 하지만 특정 파일이나 워크시트에 대해 주로 적용하고 QAT를 간결하게 사용하고자 한다면 이 방법을 적용해 보세요.

워크시트 상태에서 Alt + F11을 눌러 Visual Basic Editor를 표시합니다. [삽입] - [모듈] 메뉴를 클릭하여 모듈을 하나 삽입합니다.

아래 코드를 복사하여 삽입한 모듈에 붙여넣기 합니다.

Sub createPDF()
  Dim wsMySheet As Worksheet
  Dim sFilename As String

  Set wsMySheet = ActiveSheet
  sFilename = ThisWorkbook.Path & _
      "\" & .Name & ".pdf"
  
  wsMySheet.ExportAsFixedFormat _
      Type:=xlTypePDF, _
      Filename:=sFilename, _
      Quality:=xlQualityStandard, _
      includeDocProperties:=True, _
      IgnorePrintAreas:=False, _
      OpenAfterPublish:=True
End Sub

CODE

[개발 도구] 탭 - [코드] 그룹 - [매크로] 명령을 선택하면 [매크로] 대화상자가 나타납니다. 매크로를 선택하고 [옵션] 버튼을 클릭합니다. [매크로 옵션] 대화상자에서 [바로 가기 키]를 지정합니다.

Ctrl 키와 조합하여 단축키를 지정할 수 있습니다. 만약 내장 단축키와 겹치면 여기에서 설정한 단축키가 우선하므로 가급적이면 겹치지 않도록 하는 것이 좋습니다. [설명]란에는 필요에 따라 매크로에 대한 간단한 설명을 입력합니다.

이제 워크시트로 가서 단축키(여기서는 Ctrl + m)를 누르기만 하면 현재 파일이 있는 곳에 PDF 파일이 만들어집니다. 3가지 방법 중에 자신의 상황이나 업무 특성에 가장 맞는 것을 선택하시면 되겠습니다.

세월은, 그리고 계절은 지나고 나서야 아름다웠다는 것을 깨닫게 되는 경향이 있습니다. 무더웠던 올 여름이었지만 갈수록 '올해가 가장 시원한 여름'이 될 확률이 높다고 하죠. 깊어가는 가을을 만끽해야겠습니다.

들어가기 전에 ㅡ 새로움과 기술은 상대적이다

개요

방법 1: Excel 기본 기능 사용

방법 2: 빠른 실행 도구 모음 이용

방법 3: VBA + 단축키 활용