조건부 서식이란 '주어진 조건을 충족하는 셀(또는 영역)에 사용자가 지정한 서식을 설정'하는 기능입니다. Excel 2007의 향상된 조건부 서식 기능을 사용하면 데이터에서 주요 추세를 자동으로 찾아서 이미지로 표시하거나 예외 사항을 강조할 수 있습니다. 데이터 막대 아이콘, 색조, 아이콘 집합 등을 사용하여 보다 시각적으로 표현함으로써 추세를 쉽게 파악할 수 있습니다.

데이터 막대 사용

데이터 막대를 사용하면 서로 다른 셀 값을 쉽게 비교할 수 있습니다. 데이터 막대의 길이는 데이터의 크기를 나타내는 것이므로 많은 양의 데이터에서 큰 값과 작은 값을 파악하고자 할 때 유용하게 사용할 수 있습니다.

조건부 서식을 설정할 영역을 범위로 지정합니다. [홈] 탭 - [스타일] 그룹 - [조건부 서식] - [데이터 막대] 명령에 마우스 포인터를 올려 놓으면 여러 가지 막대 종류가 나타납니다. 원하는 막대 종류를 클릭하면 셀에 막대가 삽입됩니다. 데이터 막대의 길이는 셀의 값을 나타내므로 굳이 숫자를 확인하지 않아도 어느 영업사원의 판매실적이 우수한지 알 수 있습니다.

만약 기본적으로 제공되는 6가지 막대가 아닌 다른 색상의 막대를 사용하거나 혹은 서식 스타일을 변경하려면 [조건부 서식] - [데이터 막대] - [기타 규칙]을 선택합니다. [새 서식 규칙] 대화상자에서 [서식 스타일]이나 [막대 색]을 이용하여 자신이 원하는 서식으로 변경한 다음 [확인]을 클릭하면 서식이 변경됩니다.

색조 사용

'데이터 막대'는 큰 값과 작은 값의 식별에 유용한 반면, '색조(그라데이션)'는 데이터의 분포와 변화 추이를 이해하는데 도움을 줄 수 있습니다. 색조는 2색조와 3색조로 크게 구분할 수 있으며, 8가지 색조 형태 중 하나를 사용할 수 있습니다.

어느 것이 2색조이고 어느 아이콘이 3색조인지 확인하려면 색조 아이콘에 마우스 포인터를 올려 놓고 잠시 기다리면 스크린 팁이 나타나므로 구분 가능합니다. 위쪽 색은 상위 값을 나타내고 아래쪽 값은 하위의 값을 나타냅니다. 즉 '녹색 - 노랑 - 빨강 색조'를 선택한 경우, 녹색에 가까울수록 큰 값, 빨간색에 가까울수록 작은 값을 의미합니다.

기본적으로 제공되는 색조 이외의 규칙을 적용한 색상을 사용하려면 [조건부 서식] - [색조] - [기타 규칙]을 선택합니다. [새 서식 규칙] 대화상자에서 [규칙 유형]을 선택하고 [서식 스타일]과 [색]을 변경한 다음 [확인]을 클릭하면 됩니다.

아이콘 집합 사용

화살표나 깃발, 신호등 같은 다양한 아이콘을 이용하여 조건부 서식을 지정할 수도 있습니다. 사용된 아이콘의 색깔이나 방향을 통해 영업실적이 높은지 낮은지를 파악할 수 있습니다. 예를 들어 아래 그림과 같은 '3방향 화살표' 아이콘에서 녹색 위쪽 화살표는 상위 값을, 노란색 옆쪽 화살표는 중간 값을, 빨간색 아래쪽 방향 화살표는 하위 값을 각각 나타냅니다.

기본적으로 제공되는 아이콘 집합 이외의 것을 사용하려면 [조건부 서식] - [아이콘 집합] - [기타 규칙]을 선택합니다. [새 서식 규칙] 대화상자에서 [아이콘 스타일]을 선택한 다음, [값]과 [종류]를 적당한 것으로 지정하고 [확인] 버튼을 클릭합니다.

이상의 방법 이외에도 특정한 텍스트가 포함된 셀에만 서식을 지정하거나(텍스트 포함) 다양한 비교 연산자를 기준으로 서식을 지정(보다 큼, 보다 작음, 같음 등)할 수도 있고, 특정한 구간에 해당하는 값에 대해 서식을 지정할 수도 있습니다. 뿐만 아니라 이전 버전에서는 수식을 사용해야만 가능했던 평균이나 표준 편차보다 높거나 낮은 값에 대한 서식 지정 작업도 가능하게 되었습니다.

[셀 강좌 규칙] - [중복 값]을 선택하면 이전 버전에서는 별도의 수식을 작성해야만 가능했던 '고유 값' 또는 '중복 값'이 들어있는 셀에만 특정 서식을 지정하는 것도 가능해졌습니다.

수식 사용

Excel 2007 이전 버전에서는 두 가지 방법으로 조건부 서식을 지정할 수 있었습니다. '셀 값'과 '수식'이 그것입니다. 셀 값을 기준으로 하는 방법은 앞에서 설명을 드렸고, 수식을 사용하여 조건부 서식을 설정하는 방법에 대해 살펴봅니다. 여기서는 조건부 서식을 이용하여 매 2행마다 회색으로 표시해 보겠습니다.

범위를 지정하고 [조건부 서식] - [새 규칙]을 선택합니다. [수식을 사용하여 서식을 지정할 셀 결정]을 선택하고, [다음 수식이 참인 값의 서식 지정] 란에 '=mod(row(),2)=1'이라는 수식을 입력합니다. [서식] 버튼을 클릭하여 적당한 색상을 지정한 다음 [확인] 버튼을 클릭하면 한 줄 건너마다 지정한 색으로 음영 처리가 됩니다.

참고로 Excel 2003 버전까지는 조건부 서식의 조건을 3개까지 밖에 줄 수 없었으나 Excel 2007 버전에서는 무제한(사용 가능한 메모리 한도 내)으로 줄 수 있다고 합니다.

설정된 조건부 서식을 지우는 방법도 달라졌습니다. 예전처럼 [조건부 서식] 대화상자에서 [삭제] 버튼을 누른 다음 삭제할 조건을 하나씩 선택하는 것이 아니라 [조건부 서식] - [규칙 지우기]에서 [선택한 셀의 규칙 지우기], [시트 전체에서 규칙 지우기], [이 표에서 규칙 지우기], [이 피벗 테이블에서 규칙 지우기] 중 하나를 선택하면 설정된 서식들이 한꺼번에 지워집니다.

이상으로 비주얼 기능이 강화된 조건부 서식에 대한 설명을 마칠까 합니다. 이 정도로는 조건부 서식의 기능을 깊이 있게 다루었다고 할 수는 없습니다. 이 글을 읽어 보시고 나서 여러분 마음 속에,

'오, 많이 좋아졌어. 조건부 서식에 대해 좀 더 알아봐야겠군.'

이런 학습 동기를 솟구치게 만들었다면 1차 목적을 달성한 것이라 하겠습니다.

오늘은 여기까지...