기본 양식 만들기

1. 문서를 A4 용지의 가로 방향으로 인쇄하기 위해 [파일] - [페이지 설정] 메뉴의 [용지 크기] 탭을 선택한 다음, [가로]를 선택하고 [확인] 버튼을 클릭합니다.

2. [보기] - [머리글/바닥글] 메뉴를 선택하면 머리글을 입력할 수 있는 상태로 전환됩니다. 여기에 '문서번호 : '라고 입력하고, 그 다음 줄에 [그리기] 도구 모음에 있는 [선] 아이콘을 선택하여 괘선을 그립니다(SHIFT 키를 누른 채 선을 그리면 쉽게 직선을 그릴 수 있습니다).

3. 직선을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하면 단축 메뉴가 나타나는데 [도형 서식] 메뉴를 선택합니다. [색과 선] 탭 - [스타일] 항목에서 선의 유형을 적당한 것으로 변경합니다.

4. 직선이 선택된 상태에서 CTRL 키를 누른 채 선을 드래그하여 '바닥글'로 이동하면 머리글의 직선이 바닥글로 복사 됩니다. 그런 다음 [머리글/바닥글] 도구 모음의 [닫기] 버튼을 클릭합니다.

5. [표 및 테두리] 도구 모음의 '표 그리기' 아이콘을 클릭하고 1행 1열의 표를 그립니다. 표 안에 '교육이수증'이라고 입력하고 글꼴과 크기를 궁서체, 30pt로 지정합니다. '서식-단락' 메뉴에서 '들여쓰기 및 간격' 탭을 선택한 다음, '균등 분할'을 선택하면 다음과 같이 됩니다.

6. 표 안을 선택한 다음, [표] - [선택] - [표] 메뉴를 선택하면 표 전체가 선택됩니다. 이 상태에서 [서식] 도구 모음에 있는 [가운데 맞춤] 아이콘을 클릭하여 표의 위치를 가운데로 정렬합니다.

7. 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 [테두리 및 음영] 메뉴를 선택하고 [테두리] 탭에서 [없음] 아이콘을 선택합니다.

8. 이번에는 교육이수증의 다른 내용을 입력합니다. 글자를 입력하고자 하는 부분을 더블 클릭하고 제목을 입력한 다음, '바탕체', 20pt, '가운데 맞춤'으로 지정합니다.

9. 교육이수증의 다른 부분도 입력합니다. 학년/반/번 라인은 '바탕체', '16pt', 가운데 맞춤'으로 지정하고, 교육기간은 '바탕체', '14pt', '가운데 맞춤'으로 지정합니다.

10. [표 및 테두리] 도구 모음의 [표 그리기] 아이콘을 클릭하고 1행 1열의 표를 그립니다. 표 안에 '서울정보산업고등학교'이라고 입력하고 글꼴과 크기를 궁서체, 20pt로 지정합니다. [서식] - [단락] 메뉴에서 [들여쓰기 및 간격] 탭을 선택한 다음, [균등 분할]을 선택합니다.

11. 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 [테두리 및 음영] 메뉴를 선택하고 [테두리] 탭에서 [없음] 아이콘을 선택하여 테두리선을 제거합니다.

12. [삽입] - [그림] - [그림 파일] 메뉴를 선택하고 적당한 그림 파일을 지정한 다음, [삽입] 버튼을 클릭하면 그림이 문서에 삽입됩니다. 그림이 선택된 상태에서 [그림] 도구 모음에 있는 [텍스트 배치] 아이콘을 클릭합니다.

13. 그림을 텍스트 중간의 적당한 곳으로 이동시킨 후 [텍스트 배치] 아이콘을 클릭하고 이번에는 [투과하여] 메뉴를 선택합니다. 그림의 색상을 조절하기 위해 [색] 아이콘을 클릭하고 [희미하게]를 선택합니다.

편지 병합 기능 사용하기

'편지 병합' 기능을 이용하여 문서번호와 과목, 학년/반/번호 등을 교육이수증에 차례로 옮기는 방법에 대해 살펴봅니다. 먼저 데이터 파일을 다음과 같이 작성하여 적당한 이름으로 저장해 둡니다. 여기서는 '수료자_명단.doc'라고 지정하였습니다.

예제 파일을 내려받아서 열어 보면 아래와 같은 형태로 되어 있습니다.

1. 이제 '편지 병합' 기능을 사용합니다. [도구] - [편지 및 우편물] - [편지 병합 도구 모음 표시] 메뉴를 선택합니다.

2. [편지 병합] 도구 모음의 [주 문서 설정] 아이콘을 클릭합니다. [편지] 항목을 선택하고 [확인] 버튼을 누릅니다(MS워드 2003버전 기준. 버전에 따라 메뉴 형태가 조금 다를 수 있습니다).

3. [데이터 원본 열기] 아이콘을 클릭하면 [데이터 원본 선택] 대화상자가 나타납니다. 앞에서 작성(또는 다운로드)해 두었던 '수료자_명단.doc' 파일이 있는 폴더로 이동하여 해당 파일을 선택하고 [열기] 버튼을 클릭합니다.

4. 화면 상단의 머리글 영역을 더블 클릭하여 편집 상태로 들어갑니다. '문서번호 : ' 옆에 커서를 둔 다음, [병합 필드 삽입] 아이콘을 클릭하면 대화상자가 나타납니다. [문서번호] 필드를 선택하고 [삽입] 버튼을 누릅니다.

5. '문서번호' 필드가 삽입된 것을 확인하고 [머리글/바닥글] 도구 모음의 [닫기] 버튼을 눌러 머리글 편집 모드에서 빠져나옵니다.

6. 그 다음 필드를 삽입할 곳으로 커서를 이동한 다음 [병합 필드 삽입] 아이콘을 클릭하고 [구분] 필드를 삽입합니다.

7. 동일한 방법으로 학년, 반, 번호 필드를 삽입합니다. 교육기간 앞에 '이름' 필드도 삽입하면 그림과 같은 형태가 됩니다. 잘 되지 않는 분은 다음 파일을 내려받아 살펴보세요.

8. [편지 병합] 도구 모음에 있는 [새 편지로 병합] 아이콘을 클릭합니다. [새 문서로 병합] 대화상자에서 [모두] 항목이 선택되었으면 [확인] 버튼을 누릅니다.

9. 새로운 문서가 생성되면서 교육이수증이 한꺼번에 좌악~ 만들어 집니다. [파일] - [인쇄 미리 보기] 메뉴를 선택해 보면 데이터 갯수만큼 문서가 완성되어 있음을 알 수 있습니다.

여러분만의 노하우를 보내주시면 보다 많은 분들이 공유할 수 있습니다. 파일을 보내실 때 파일 종류나 형태, 분량 등 세밀한 부분에 대해서는 신경쓰시지 않아도 됩니다. 편집이나 레이아웃 등에 대해서는 Exceller가 알아서 해드립니다. ^^ 여러분의 적극적인 참여 기다리고 있겠습니다.

이번 시간은 여기까지...