엑셀 파일이 커지는 이유와 대응 방법

Excel 파일의 크기가 커지는 데에는 여러 가지 원인이 있습니다. 일반적으로 큰 영향을 미치는 요인은 축적된 데이터량 증가, 과도한 서식, 다수의 이미지 삽입, 과다한 수식, 피벗 테이블 등입니다. 이러한 요소는 데이터 분석 작업에서는 필수적이지만 통합 문서의 응답 속도가 느려지고 관리가 어려워질 수 있습니다.

Excel 파일 크기를 줄이는 것은 단순히 디스크 공간을 확보하는 차원이 아니라 데이터의 유용성과 접근성을 향상시키는 길이기도 합니다. 복잡한 모델을 다루는 금융 전문가, 포괄적인 보고서를 다루는 분석가, 논문 데이터를 정리하는 학생 등 분야를 막론하고 Excel 파일 크기를 최적화하면 시간을 줄이고 작업 효율을 높일 수 있습니다.

이 글에서는 Excel 파일의 크기를 축소하는 다양한 방법을 살펴봅니다. 통합 문서를 검사하여 문제가 되는 부분을 찾아내고, 이미지를 압축하고, 불필요한 서식을 제거하고, Excel 캐시를 지우고, Excel의 이진 형식을 활용하는 것까지, 간결하고 효율적인 통합 문서를 만들기 위한 다양한 방법에 대해 알아봅니다.

방법 1: 바이너리 형식으로 저장하기

바이너리 형식(.xlsb)을 사용하면 Excel 파일의 크기를 크게 줄일 수 있습니다. 데이터를 XML로 저장하는 표준 형식(.xlsx 또는 .xlsm)과 달리 바이너리 형식은 훨씬 적은 공간을 사용하여 데이터를 저장합니다. 이렇게 하면 파일 크기가 작아지므로 Excel 파일을 더 쉽게 관리하고 공유할 수 있습니다.

이진 형식으로 저장된 통합 문서는 특히 규모가 크거나 복잡한 계산이 포함된 경우 더 빠르게 열고 저장하는 경우가 많습니다. 반면, 파일을 바이너리 형식으로 지정하면 다음과 같은 측면에서 영향을 받을 수 있다는 점에 유의하세요.

파일을 바이너리 형식으로 저장하는 방법은 다음과 같습니다.

1. [파일] - [다른 이름으로 저장]을 선택합니다.
2. [파일 형식] - [Excel 바이너리 통합 문서(*.xlsb)]를 선택합니다.
3. [저장]을 클릭합니다.

이렇게 하면 원본 Excel 파일보다 훨씬 작은 'Excel 바이너리 통합 문서' 형식으로 저장됩니다.

방법 2: 불필요한 워크시트 삭제하기

더 이상 필요하지 않은 워크시트를 제거하면 파일 크기를 줄일 수 있습니다. 이것은 매우 간단하면서 파일 크기에 즉각적인 영향을 미칠 수 있습니다. 방법은 매우 간단합니다. 제거하려는 Excel 시트 탭을 우클릭하고 [삭제]를 선택합니다.

방법 3: 이미지를 저해상도로 저장하기

고해상도 이미지는 Excel 파일 크기가 커지는 주요 원인 중 하나일 수 있습니다. 이미지를 통합 문서에 삽입한 후 낮은 해상도로 저장하면 품질 저하 없이 파일 크기를 크게 줄일 수 있습니다. 특히 이미지가 참조나 설명 목적으로만 사용되는 경우에는 더욱 그렇습니다.

1. [파일] - [더 보기] - [옵션]을 선택합니다.
2. [Excel 옵션] 대화상자에서 [고급]을 클릭합니다.
3. [편집 데이터 취소]를 선택한 다음 [파일의 이미지 압축 안 함]을 선택 취소하고 [기본 해상도]를 더 낮게 설정합니다.

이미지 크기 및 품질에는 3가지 옵션이 있습니다.

방법 4: 이미지를 압축하여 저장하기

Excel은 통합 문서에 이미 포함된 이미지를 압축하는 도구를 제공합니다. 이 방법은 사후에 파일 크기를 줄이는 데 유용합니다.

1. 하나의 이미지를 선택하고 [그림 서식] 탭을 클릭합니다.
2. [조정] 그룹 - [그림 압축]을 클릭합니다.
3. [그림 압축] 대화상자에서 [압축 옵션]과 [해상도]를 설정하고 [확인] 버튼을 클릭합니다.

압축 옵션과 해상도에 대한 설명은 다음과 같습니다.

방법 5: 피벗 캐시 조정하기

피벗 테이블은 숨겨진 피벗 캐시(Pivot Cache)를 생성하며, 이것은 파일 크기를 증가시킵니다. 피벗 캐시를 통합 문서와 함께 저장하는 옵션을 비활성화하면 파일 크기를 줄일 수 있습니다. 이 방법은 나중에 데이터를 사용하기 위해 캐시가 필요하지 않은 경우 특히 효과적입니다.

1. 피벗 테이블 내부의 셀을 하나 선택하고 [피벗 테이블 분석]을 클릭합니다.
2. [피벗 테이블] 그룹 - [옵션]을 선택합니다.
3. [피벗 테이블 옵션] 대화상자의 [데이터] 탭에서 필요한 항목 값을 지정합니다.

방법 6: 엑셀 파일 압축하기

Excel 파일을 압축하는 것은 저장 또는 공유를 위해 크기를 줄이는 일반적인 방법입니다. 이 방법은 Excel 외부에서 파일을 압축하여 크기가 크게 줄어드는 경우가 많습니다. 효율성을 극대화하기 위해 다른 파일 크기 축소 방법과 함께 사용할 수 있는 마지막 단계입니다.

1. Windows 탐색기 좌측 상단에 있는 [새로 만들기]를 클릭합니다.
2. '압축(zip) 폴더'(Compressed (zipped) Folder)를 선택합니다.
3. 파일 이름을 지정합니다.
4. 압축하려는 Excel 파일을 ZIP 파일로 잘라내거나 복사합니다.
5. 이전에 생성한 ZIP 파일을 두 번 클릭합니다.
6. Excel 파일을 붙여넣어 압축된 ZIP 파일에 저장합니다.
7. 필요한 경우 파일 탐색기를 통해 ZIP 파일과 Excel 파일을 열 수 있습니다.

기타 취해볼 수 있는 조치