1. 기본 제목 스타일 사용

제목 스타일은 긴 문서나 보고서를 작성할 때 필수입니다. 문서를 구조적으로 만들고 다른 섹션으로 빠르게 이동할 수 있도록 해줍니다. 또한 스타일을 사용하면 자동 목차를 쉽게 만들 수 있습니다.

(1) [홈] 탭 - [스타일] 그룹에서 사용자 지정하려는 스타일을 우클릭합니다.

(2) 단축 메뉴에서 [수정]을 선택하면 새 창이 나타납니다. 여기에서 색상, 글꼴, 크기 등 스타일에 대한 모든 것을 변경할 수 있습니다. 사용자 지정을 저장하여 새 프로젝트에 쉽게 적용할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.

(3) Word에서 사용자 지정을 기억하도록 하려면 [확인]을 누르기 전에 [이 서식 파일을 사용하는 새 문서] 항목을 클릭하여 활성화합니다.

2. 편집 기호 표시/숨기기

Word 문서에는 눈에 보이는 것보다 더 많은 것이 있습니다. 공백, 단락 나누기, 탭 및 기타 숨겨진 서식과 같은 것들은 편집할 때 레이아웃을 망칠 수 있습니다.

레이아웃이 원하는 대로 나타나지 않는다면 '편집 기호 표시/숨기기' 버튼을 사용해 모든 서식을 표시하세요. 이 기능을 사용하면 문서에 숨겨진 모든 요소를 볼 수 있으므로 문제를 빠르게 수정할 수 있습니다. 이 버튼은 홈 탭의 단락 섹션에서 찾을 수 있습니다.

3. 2가지 종류의 나누기 적용

나누기^Breaks가 무엇이고 어떻게 작동하는지 이해하기 전에는 문서의 다음 페이지로 이동하기 위해 Enter 키를 연속으로 누르곤 했습니다. 짧은 문서에는 이 방법으로도 충분했지만 긴 문서를 작업하면 이 방법으로는 충분하지 않다는 것을 금방 알게 됩니다. MS Word에는 '페이지 나누기'와 '구역 나누기'라는 두 가지 종류의 나누기가 있습니다.

페이지 나누기는 현재 페이지를 끝내고 새 페이지로 이동하도록 Word에게 지시하는 방법입니다. 불가피하게 무언가를 변경해야 할 때 모든 텍스트가 뒤죽박죽이 되는 보이지 않는 공백이 없기 때문에 Enter 키를 연속으로 누르는 것보다 낫습니다.

반면, 구역 나누기는 각 섹션에 고유한 서식을 지정하여 문서를 분할합니다. 같은 문서에서 다른 페이지 레이아웃이나 번호 매기기 체계를 설정할 때 유용합니다.

문서에 나누기를 추가하는 방법은 간단합니다. [레이아웃] 탭으로 이동해서 [나누기]를 선택하기만 하면 됩니다. 페이지 및 구역 나누기에는 몇 가지 변형이 있으므로 다양한 유형의 나누기를 사용하는 방법을 살펴볼 가치가 있습니다. 복잡하지 않으며, 한 번씩 적용해 보면 쉽게 차이를 알 수 있습니다.

4. 받아쓰기로 메모 작성하기

메모를 작성하려고 집중력을 분산하는 대신 MS Word가 노트를 대신 처리하도록 할 수 있습니다. Word의 전사(transcription) 기능을 사용하면 강의나 회의 내용을 녹음하고 자동으로 텍스트로 변환함으로써 힘든 일을 덜 수 있습니다.

(1) [홈] 탭 - [음성] 그룹 - [받아쓰기] - [기록]을 클릭합니다.

(2) 오른쪽에 [Transcribe] 사이드 창이 나타납니다. [녹음/녹음 시작] 버튼을 누르면 Word에서 수업 오디오를 캡처하기 시작합니다.

(3) [녹음/녹화 시작] 버튼을 클릭하여 녹음을 일시 중지하거나 다시 시작할 수 있습니다.

(4) [지금 저장하고 대본 만들기] 버튼을 누르면 강의 필사본이 생성됩니다.

5. 집중 모드로 생산성 높이기

내일까지 3,000단어의 에세이를 써야 하는데 페이지에 겨우 100단어 밖에 쓰지 못한 학창 시절의 경험은 누구나 있을 것입니다. 이럴 때 MS Word의 리본에서 제공하는 각종 옵션과 기능은 오히려 방해가 될 수 있습니다.

잡음을 차단하고 단어를 입력하는 데에만 집중할 수 있는 방법이 있습니다. Word의 집중 모드는 이를 위한 최적의 도구입니다. 이 모드에 액세스하려면 [보기] 탭 - [포커스] 명령을 클릭합니다. 그러면 해당 페이지를 제외한 모든 요소가 제거되어 집중할 수 있는 방해 요소가 없는 공간이 만들어집니다.

포커스 모드를 종료하려면 화면 상단의 줄임표 위에 포인터를 올려놓으면 리본이 다시 나타납니다. 그런 다음 [포커스] 명령을 다시 클릭하거나 Esc 키를 누릅니다.

6. 참조/출처 처리

작업물을 수동으로 참조하는 것은 혼란스럽고 매우 번거로울 수 있습니다. 모든 인용 스타일에는 고유한 규칙이 있으며, 이를 모두 추적하는 데 많은 시간이 소요될 수 있습니다. 다행히도 Word에서 이 작업을 처리할 수 있습니다.

(1) [참조] 탭 - [인용 및 참고 문헌] 그룹 - [인용 삽입] - [새 출처 추가]를 클릭합니다.

(2) Word에서 필요한 모든 세부 정보를 입력할 수 있는 창이 열립니다. 정보를 추가한 후 [확인]을 클릭하면 Word에서 모든 규칙을 적용하여 올바른 인용문을 생성합니다.

(3) 이런 방식으로 모든 소스를 추가하면 문서 끝에 참고문헌을 쉽게 만들 수 있습니다. [참고 문헌]을 클릭하고 원하는 스타일을 선택하면 Word가 나머지 작업을 처리합니다.

7. 문서 공유로 협업하기

문서를 검토해 줄 사람이 필요하거나 그룹 프로젝트에서 작업하는 경우 사본을 주고받거나 나중에 별도의 문서를 병합할 필요가 없습니다. 대신 Word를 통해 바로 실시간으로 공동 작업할 수 있습니다.

(1) Word에서 문서 오른쪽 상단의 [공유]를 클릭합니다.

(2) 공유하려는 사람들의 이메일 주소를 입력할 수 있는 창이 나타납니다. 액세스 수준을 조정할 수도 있습니다. 문서를 볼 수만 있는지 아니면 편집할 수 있는지를 지정할 수 있습니다. 또한 링크의 만료일을 설정하고 추가 보안을 위해 비밀번호를 추가하는 것도 가능합니다.

8. 편리한 Word 단축키

단축키를 사용하면 리본에서 필요한 옵션을 찾으려고 시간을 허비하는 것을 줄일 수 있습니다. Word에는 수많은 단축키가 있지만, 개인적으로 가장 좋아하는 단축키는 다음과 같습니다.

MS Word에는 이것 말고도 수많은 단축키가 있습니다. 이와 관련해서는 [여기]를 참고하세요.

마치며

이상에서 소개한 각종 팁은 MS Word를 최대한 활용하는 데 도움이 됩니다. 하지만 여기에서 멈추지 말고 서식 지정 요령을 마스터하고, 워크플로 속도를 높일 수 있는 각종 Word 테크닉을 연마하면 Word를 더욱 효율적이고 생산적인 도구로 활용할 수 있습니다.